L’ABC du vélo d’entreprise | Un vélo comme avantage salarial
À l’occasion de la Journée mondiale de la bicyclette, célébrée cette année le 3 juin, nous examinons les contours juridiques et fiscaux du vélo d’entreprise et du leasing vélo. Le vélo prend de plus en plus d’importance en tant que moyen de transport durable et fiscalement avantageux, tant pour les employeurs que pour les travailleurs. Les vélos d’entreprise et les formules de leasing sont dès lors de plus en plus souvent intégrés dans le package salarial. Le présent article traite des principaux points d’attention juridiques et des évolutions récentes que les entreprises doivent prendre en considération lors de l’introduction ou de l’optimisation d’une politique vélo.
Le traitement d'un vélo d’entreprise comme avantage salarial
a. Généralités
Un vélo mise à la disposition d'un travailleur (que ce soit un vélo acheté ou un vélo de location) demeure la propriété de l'employeur dans toutes les situations possibles pendant la période de mise à disposition. Dans ce contexte, on parle d'attribution d'un vélo d'entreprise.
En principe, le vélo d’entreprise est considéré comme un avantage social entièrement exonéré. Cela signifie que si le vélo d’entreprise est également utilisé à titre privé, aucun avantage en nature ne doit être établi. La seule condition est que le travailleur se rende au travail « régulièrement » à vélo et effectue ainsi des trajets domicile-travail avec le vélo de l'entreprise. Aucune autre précision juridique n'est fournie sur la notion de « régulièrement ». Il est conseillé d'y donner un peu plus de substance en tant qu'employeur au niveau de l'entreprise (par exemple, au moins 2 fois par mois).
De plus, aucune distinction n'est faite en termes de type de vélo d'entreprise mis à disposition. Par exemple, un travailleur peut tant avoir un vélo ordinaire, qu'un vélo de course, un vélo cargo, un vélo pliant, un vélo électrique ou un speed pedelec comme vélo d’entreprise.
b. Régime ONSS (employeur / travailleur)
Aucun avantage n'est dû lorsqu'un vélo d’entreprise est octroyé. Le vélo d’entreprise est totalement exonéré du paiement des cotisations de sécurité sociale, dans la mesure où le vélo est effectivement utilisé pour les trajets domicile-travail. Le pourcentage d'utilisation privée n'est pas important ici.
L'avantage du vélo d’entreprise ne doit donc pas figurer sur la fiche de paie.
c. Régime fiscal pour le travailleur
D'un point de vue fiscal, la mise à disposition d'un vélo par l'employeur est également considérée comme un avantage social exonéré si le vélo est utilisé « de manière régulière » pour se déplacer entre le lieu de résidence et le lieu de travail.
Sont considérés comme avantage social exonéré non seulement le vélo lui-même, mais aussi le paiement de toutes sortes d'accessoires (par exemple, casques de vélo, antivols et vêtements de protection, accessoires fluorescents, sonnettes de vélo, etc.) et les frais d'entretien et de stockage payés par l'employeur.
L'avantage du vélo d’entreprise ne doit donc pas figurer sur la fiche de paie.
Attention ! Obligation de fiche fiscale à partir de 2024 !
Bien que le vélo puisse toujours être considéré comme une prestation sociale exonérée dans les conditions ci-dessus, l'avantage du vélo d’entreprise doit toujours être inclus dans la fiche fiscale à partir de l'année de revenus 2024. Cette obligation est la conséquence d'une nouvelle circulaire de l'administration fiscale.
La raison pour laquelle l'administration fiscale souhaite connaître ces montants est liée au choix fait par les travailleurs et les chefs d'entreprise dans leur impôt sur le revenu des personnes physiques soit pour la déduction forfaitaire des frais professionnels, soit pour prouver les frais professionnels réels. Si la déduction forfaitaire des frais professionnels est choisie, l'avantage du vélo d’entreprise et l'éventuelle indemnité vélo associée continueront d'être des revenus exonérés dans les conditions d'application correctes. Si vous choisissez de justifier des frais professionnels réels, vous serez automatiquement exclu de cette exonération à partir de 2024 et la taxe devra être payée sur le bénéfice réel du vélo d’entreprise. De cette manière, la nouvelle obligation de déclaration garantit que les autorités fiscales disposent immédiatement des informations correctes pour imposer l'avantage si nécessaire.
La mention sur la fiche fiscale est nécessaire pendant toute la durée de la mise à disposition du vélo d’entreprise. Dès la fin de la période de prestation, la valeur de ce vélo ne doit plus être indiquée sur la fiche fiscale.
Une estimation de l'avantage devra donc être faite pour chaque vélo d'entreprise octroyé. Dans ce contexte, aucun montant forfaitaire n'est proposé, mais la valeur réelle de l’avantage doit être prise en compte.
Dans la circulaire, l'administration fiscale fournit quelques exemples pour montrer comment la valeur de l'avantage du vélo d’entreprise doit être déterminée. Cela tient compte, entre autres, de la durée et de l'intensité de la mise à disposition et de l'ensemble des accessoires et services associés au vélo (assistance routière, entretien, assurance,...). La valeur totale de l'avantage pour le travailleur ou le chef d’entreprise doit toujours être prise en compte.
Pour être clair, il n'y a pas d'impact sur le calcul du salaire mensuel. En effet, l'avantage du vélo d’entreprise reste exonéré de précompte professionnel dans les mêmes conditions qu'auparavant. La vérification de la déduction forfaitaire ou réelle des frais professionnels n'est toujours effectuée qu'au moment du calcul de l'impôt final.
d. Régime fiscal pour l’employeur
L'employeur peut déduire les frais suivants à titre de frais professionnels :
• Frais d'acquisition, de construction ou de rénovation d'un bien immobilier afin de pouvoir entreposer les vélos pendant les heures de travail du personnel ou de fournir des vestiaires ou des installations sanitaires aux travailleurs qui se rendent au travail à vélo;
• Frais d'acquisition, d'entretien et de réparation des vélos et des accessoires mis à la disposition du personnel.
Ces frais sont déductibles à 100 %. La condition est que le vélo soit amorti sur au moins 3 ans. Toute indemnité vélo octroyée par kilomètre réellement parcouru est également déductible à 100 %.
e. Combinaison avec une indemnité vélo
L'exonération fiscale du vélo d’entreprise peut être combinée avec l'indemnité vélo exonérée d’impôts et des cotisations de sécurité sociale, d'un maximum de 0,36 euro par kilomètre (montant 2025).
Si vous avez une voiture d’entreprise, vous pouvez également bénéficier d'une indemnité vélo pour les jours où le trajet domicile-travail est effectué à vélo ou lorsque le pré ou post-trajet est effectué à vélo.
En cas d'utilisation de l'octroi d'une indemnité de vélo, il est conseillé de faire signer au travailleur une déclaration concernant les déplacements domicile-travail à vélo et, le cas échéant, de travailler avec une demande de paiement d'une indemnité de vélo pour les trajets domicile-travail.
La mention sur la fiche fiscale est nécessaire pendant toute la durée de la mise à disposition du vélo d’entreprise. Dès la fin de la période de prestation, la valeur de ce vélo ne doit plus être indiquée sur la fiche fiscale.
Mise à disposition de vélos : pas de neutralité budgétaire pour l'employeur
Dans cette situation, l’employeur finance (une partie de) le vélo de l’employé. Le vélo d’entreprise constitue alors un avantage salarial complémentaire qui s’ajoute au salaire existant.
Mise à disposition de vélos : neutralité budgétaire pour l'employeur
Dans ce cas, c’est le travailleur qui finance intégralement son vélo d’entreprise via une conversion de son salaire brut. Pour lui, cela reste plus avantageux que d’acheter un vélo avec son salaire net en magasin.
La neutralité budgétaire signifie que l’opération ne doit engendrer aucun coût supplémentaire pour l’employeur. La charge salariale globale du travailleur concerné reste donc inchangée. C’est pourquoi on recourt ici à une conversion salariale brute (souvent appelée « budget flexible »).
Cette conversion peut porter soit sur le salaire périodique (mensuel/horaire), soit sur un autre élément de rémunération tel que la prime de fin d’année. Ces deux options sont détaillées ci-dessous.
Prise de contact avec un partenaire de leasing vélo ou un revendeur pour l’achat par l’employeur
a. Leasing vélo
En pratique, la formule la plus courante est celle du leasing vélo. Le partenaire choisi se charge de l’achat, des assurances, de l’assistance, etc. Dans le cadre d’un projet de leasing vélo, les travailleurs peuvent choisir eux-mêmes un vélo adapté à leurs besoins, dans les limites budgétaires fixées par l’entreprise. À l’issue du contrat de leasing, le travailleur peut généralement racheter le vélo à un tarif préférentiel.
b. Achat de vélos
L’achat direct de vélos par l’employeur reste une option. Dans ce cas, il convient de prendre contact avec un revendeur (local) ou un grossiste.En matière de traitement juridique et social, il n’y a pas de différence entre achat et leasing.
Option de neutralité budgétaire : Calcul de la retenue brute sur le salaire périodique
1. Respect du barème salarial
Il est impératif que les travailleurs ne soient jamais rémunérés en dessous du barème salarial sectoriel. Si la conversion du salaire brut devait entraîner une rémunération inférieure au barème, elle devra être limitée au budget disponible au-dessus de ce barème. Pour les travailleurs rémunérés strictement selon le barème, la mise à disposition budgétairement neutre d’un vélo d’entreprise n’est possible que si un autre élément de rémunération, comme la prime de fin d’année, est utilisé comme source de financement (cf. infra).
2. Du coût total du vélo au montant brut à retenir
Si le vélo est acheté, le coût mensuel correspond au prix d’achat mentionné sur la facture (TVA incluse) divisé par le nombre de mois de la période d’amortissement. D’autres frais peuvent y être inclus (accessoires, entretien, assurances…).En cas de leasing, le partenaire fournit une offre avec un loyer mensuel TTC, représentant le coût total supporté par l’employeur.Ce coût doit ensuite être converti en composante salariale brute, en tenant compte :
• des économies de cotisations patronales réalisées via la réduction du salaire brut ;
• des économies similaires sur la prime de fin d’année (le cas échéant) ;
• et sur les pécules de vacances (le cas échéant).
3. Conversion salariale pour les employés (réduction du salaire mensuel)
Le montant brut mensuel calculé est déduit du salaire mensuel brut de l’employé concerné. Cette modification est consignée dans les données contractuelles. Le nouveau salaire mensuel devient la base de calcul pour toutes les composantes : rémunération mensuelle, prime de fin d’année, déclaration aux organismes externes (chômage, indemnités maladie, etc.).
4. Conversion salariale pour les ouvriers (réduction du taux horaire)
Pour convertir le montant mensuel brut en taux horaire, il faut partir de la durée de travail mensuelle moyenne du travailleur. Le nouveau taux horaire est obtenu en soustrayant la retenue du taux horaire précédent, tout en respectant le barème minimum sectoriel. Ce nouveau taux devient la base pour toutes les composantes (salaire mensuel, prime de fin d’année, déclarations aux institutions, etc.).
5. Quelques questions fréquentes (FAQ)
• Que se passe-t-il en cas de maladie ou d’absence si le salaire brut est insuffisant pour effectuer la retenue ?
Selon la politique vélo :« Une suspension temporaire du contrat de travail (pour maladie de longue durée, congé de maternité, accident du travail, crédit-temps, etc.) n’a pas d’impact sur le contrat de location. »
• Option 1 – non neutre : L’employeur prend en charge les loyers durant cette période pour respecter les obligations du contrat.
• Option 2 – neutre : Idem, mais les montants avancés par l’employeur sont ensuite récupérés auprès du travailleur dans une période ultérieure.
Il est recommandé de formaliser ces dispositions dans la politique vélo de l’entreprise.
• Que se passe-t-il en cas de rupture anticipée du contrat de leasing ?
Cela est prévu dans la politique vélo via une indemnité de résiliation, éventuellement complétée par un montant de rachat du vélo. Cette clause est reprise intégralement en annexe au contrat de travail.
Option de neutralité budgétaire : Calcul de la retenue sur la prime de fin d’année
Outre la conversion du salaire périodique, il est aussi possible d’utiliser la prime de fin d’année comme source de financement.
Cela conduit à une régularisation annuelle au lieu d’une retenue mensuelle.
Il faut toutefois s’assurer que le montant est suffisant.
Vérification obligatoire des possibilités au niveau sectoriel
Les modalités de la prime de fin d’année sont généralement fixées dans une CCT sectorielle. Il convient de vérifier si, et à quelles conditions (ex. : conclusion d’une CCT spécifique), une conversion vers un avantage alternatif équivalent est autorisée, ou au contraire exclue.
Documents nécessaires pour le démarrage d’un projet vélo d’entreprise
Pour démarrer concrètement la mise à disposition d’un vélo d’entreprise, plusieurs documents doivent être établis entre l’employeur et le travailleur :
• Annexe au contrat de travail relative à l’attribution d’un vélo d’entreprise
• Déclaration sur l’honneur concernant l’utilisation du vélo pour les trajets domicile-travail
• Politique vélo applicable au sein de l’entreprise
La politique de leasing vélo est idéalement un document complet couvrant la stratégie de l’employeur, les conditions de commande et d’usage, ainsi que les modalités pratiques.
Certaines conditions dépendent du partenaire de leasing. Il est donc recommandé de partir de la politique propre à la société de leasing avec laquelle l’employeur collabore.