Chèques-repas
De nombreuses entreprises octroient des chèques-repas à leurs collaborateurs. Nous reprenons tout pour vous en détails dans ce document
En principe, l’avantage octroyé sous la forme d’un chèque-repas répond à la notion de rémunération. Cela signifie normalement que la participation de l’employeur dans le chèque-repas devrait payer des cotisations de sécurité sociale, et pour l’travailleur que cet avantage est imposable.
Si certaines conditions sont remplies, ils sont totalement exclus du package salarial dans le cadre du calcul des cotisations de sécurité sociale pour les salariés[1]. En outre, cela concerne– à condition de respecter les mêmes conditions - un avantage- non imposable pour l’travailleur ou pour le dirigeant d’entreprise[2].
Mode d’octroi
L’octroi du chèque-repas doit être formulé dans une convention collective de travail sectorielle ou en entreprise. Au cas où un tel accord ne peut être conclu, l’octroi peut-être réglementé par un accord écrit individuel.[3]
Vérifiez bien si cette condition est respectée et si elle est conforme à la réalité et à l’accord (ex. le montant du chèque, …). Vous pouvez conclure un accord individuel auprès de votre gestionnaire de dossiers, ou vous Vouvez le retrouver dans les documents –modèles dans Prisma of (exploitations/listes et lettres).
Nombre de chèques
Le nombre de chèques-repas octroyé doit être égal au nombre réel de jours de travail prestés par l’travailleur ou le dirigeant d’entreprise.[4] Pour les jours d’absence (ex. maladie, accident du travail, congés annuels, petit chômage, …) aucun chèque ne peut être octroyé. Le chèque est octroyé sans tenir compte du nombre d’heures prestées par jour de travail. Il n’y a pas de prestation minimale requise.
Si plusieurs règlements de travail sont d’application au sein de l’entreprise, un moyen alternatif de calcul peut alors être mis en place pour l’octroi des chèques.[5] Les chèques-repas électroniques sont crédités chaque mois sur le compte chèque-repas de l’travailleur , en une ou plusieurs fois, en fonction du nombre de jours probablement prestés ce mois-là. Le nombre de chèques-repas électroniques octroyés à l’travailleur est estimé au moment où le compte chèque-repas est crédité.
Le nombre de chèques correspondant au nombre de jours prestés par le travailleur durant le trimestre est versé sur le compte, au plus tard, le dernier jour du mois qui suit le trimestre.
Montant du chèque
La participation de l’employeur dans le montant du chèque-repas peut s’élever à maximum 6,91 EUR. L’intervention du travailleur s’élève à au moins 1,09 EUR.
L’utilisation de chèques-repas électroniques ne peut pas entrainer de frais pour l’travailleur sauf en cas de perte ou de vol, déterminés par une convention collective de travail sectorielle ou au niveau de l’entreprise ou dans le règlement de travail lorsque l’octroi des chèques-repas électroniques est régulé par un accord écrit individuel. Dans tous les cas, les frais de remplacement en cas de perte ou de vol ne peut pas dépasser la valeur nominale d’un chèque-repas électronique.
e titre-repas ne peut être utilisé que pour un repas préparé ou pour l’achat de denrées alimentaires prêtes à l’emploi.
Données obligatoires
Les chèques-repas sont délivrés au nom de l’travailleur ou du dirigeant d’entreprise.
Le nombre de chèques-repas électroniques ainsi que son montant brut, moins la participation personnelle de l’travailleur sont indiqués sur la fiche de salaire et sur le compte individuel.
Durée de validité du chèque
Le titre-repas sous forme électronique a une durée de validité limitée à douze mois à compter du moment où il est placé sur le compte titres-repas du travailleur.
Particularités
Les chèques-repas ne peuvent être attribués en substitution ou en conversion d’un salaire, de primes, d’avantages en nature ou d’un autre supplément quel qu’il soit. Il existe cependant une exception : la conversion d’écochèques non passibles d’une cotisation.
L’octroi de chèques-repas à des dirigeants d’entreprise indépendants est subordonné à l’octroi de chèques-repas aux travailleurs de l’entreprise. L’octroi de chèques-repas à des dirigeants d’entreprise est également autorisé si la société n’emploie pas de personnel. Toutes les conditions d’octroi doivent être remplies. Au moment où la société se met à engager du personnel, il faut prendre en compte que le règlement d’octroi dépend de l’attribution de chèques-repas aux travailleurs de l’entreprise.
Si les dirigeants indépendants exerçant à ce titre une activité dans plusieurs entreprises. En effet, pour ceux qui se verraient octroyer des titres-repas par plusieurs de ces entreprises, seul un titre-repas par journée calendrier de travail peut être considéré comme un avantage social avec un maximum de 220 titres par an.
Un chèque-repas n’est pas cumulable avec d’autres indemnités pour un même repas le même jour.
Les titres-repas ne sont pas cumulables avec l’avantage d’un repas dans un restaurant d’entreprise à un prix inférieur au prix de revient sauf si le chèque-repas est entièrement utilisé pour payer un tel repas.
Conséquences du non-respect des conditions
Tous les chèques-repas octroyés dans le non-respect de ces conditions sont considérés comme de la rémunération.
Déduction fiscale
L’avantage de l’octroi des chèques-repas en accord avec les conditions susmentionnées, est un avantage social exonéré. L’intervention de l’employeur dans les chèques-repas pour les travailleurs et les dirigeants d’entreprise est en partie déductible fiscalement de 2 EUR seulement par chèque-repas octroyé.
[1] Article 19 bis A. R. Vu la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs
[2] Article 38/1 du Code des Impôts sur le revenu 1992, année d’imposition 2019
[3] Le montant du chèque-repas ne peut dès lors pas être plus élevé que celui octroyé par la convention collective de travail dans l’entreprise, stipulant la plus haute valeur nominale.
[4] Le nombre de titres-repas octroyés doit être égal au nombre de journées de travail effectivement prestées par le travailleur Le nombre de chèque-repas octroyé doit être similaire au nombre de jours de travail réels normalement prestés par le travailleur, des prestations supplémentaires sans repos compensatoire, des prestations supplémentaires moyennant un repos compensatoire ainsi que des prestations supplémentaires effectuées moyennant un repos compensatoire.
[5] Les entreprises dans lesquelles, soit pour des prestations de travail à temps plein, soit pour des prestations de travail à temps partiel, soit pour les deux, différents régimes de travail sont simultanément d'application et qui en matière de prestations supplémentaires sont tenues d'appliquer l'article 26bis de la loi sur le travail du 16 mars 1971, peuvent calculer le nombre de jours pour lesquels un chèque-repas doit être octroyé en divisant le nombre d'heures de travail effectif normal fourni par le travailleur durant le trimestre par le nombre normal d'heures de travail par jour dans l'entreprise. Si le nombre obtenu est plus grand que le nombre maximal de jours de travail durant le trimestre de la personne de reference, il est alors limité à ce dernier.
Les entreprises qui souhaitent appliquer cette méthode de calcul doivent l’établir par une convention collective de travail, ou pour les entreprises qui ne disposent ni d’un conseil d’entreprise ni d’un comité de prévention et de protection au travail, ni d’une délégation syndicale, dans le règlement de travail; la convention collective de travail ou le règlement de travail stipule également le nombre d’heures normal par jour d’une personne et la manière dont le nombre maximal de jours de travail par trimestre par personne de reference est calculé.